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O GAX (resumo da expressão Gas Max) é solução integrada para gestão de frotas e custos mais avançada do mercado. Num único sistema, de forma prática e simples, é possível ter acesso a todos os dados históricos do veículo, acompanhar médias e custos, além de obter todos os dados necessários para a tomada de decisão correta naquele que é um dos maiores ativos da empresa: sua frota.

Principais Funcionalidades

O sistema GAX oferece os seguintes recursos:

• Baixo custo de implantação e operação, já que não há a necessidade de instalação de equipamentos adicionais nos veículos ou postos de abastecimento.
• Segurança das informações através do uso de cartões magnéticos e terminais de captura.
• Simplicidade de acesso, através de interface WEB.
• Disponibilidade de 100% das informações em tempo real, assim que o abastecimento é autorizado no posto.
• Flexibilidade, com a possibilidade de personalizar o visual e as funcionalidades do sistema.
• Integração com demais sistema, tais como patrimônio, financeiro e recursos humanos, garantindo rapidez e precisão da informação.

As transações de abastecimento e manutenção são capturadas em tempo real pelo sistema, ou seja, no momento em que efetivamente acontecem e são disponibilizadas para visualização e análise imediatamente. Isto é feito utilizando-se cartões magnéticos vinculados a cada um dos veículos controlados, além de terminais de captura instalados nos postos de abastecimento e oficinas, que garantem segurança e velocidade. Além de passar o cartão, o motorista informa ainda sua senha pessoal, registrada no sistema, garantindo a origem e correção dos dados.

Antes de autorizar o abastecimento, o sistema verifica as informações registradas e caso estejam corretas, permite que ele prossiga. Estas são algumas das análises feitas:

• Compatibilidade do combustível com o veículo: por exemplo, veículo a diesel somente pode abastecer diesel, não pode colocar gasolina.
• Capacidade do tanque suficiente: quantidade de combustível abastecido não pode ultrapassar a capacidade do tanque.
• Leitura correta de hodômetro: hodômetro precisa avançar em relação ao abastecimento anterior, nunca retroceder – exceções tratadas a parte.
• Motorista autorizado para conduzir o veículo: é possível listar os motoristas que podem abastecer o veículo.

Cada veículo pode ter sua própria quota de abastecimento, expressa em valor global (crédito aprovado para o veículo) ou em litros, por tipo de combustível e em peças, no caso de manutenção. Entretanto, esta mesma regra pode ser compartilhada entre os veículos de um centro de custos ou então, atribuída a um motorista, não importando o veículo que ele conduza (desde que este veículo esteja autorizado dentro do sistema). Esta flexibilidade garante o controle sobre os custos da frota, sem que com isto se inviabilize a administração de grandes frotas.

Os cartões magnéticos usados para autorizar os abastecimentos são de uso exclusivo do veículo para os quais foram confeccionados. Um cartão pode abastecer apenas um veículo específico. Veículos recém incorporados à frota ou mesmo alugados podem fazer uso de cartões reserva, desde que devidamente autorizados pelos gestores da frota. Apesar disto, a senha informada no terminal é do motorista. Cada um deles tem sua própria senha, podendo mudá-la a qualquer momento, mesmo que vários deles conduzam o mesmo veículo.

Além dos postos conveniados, os terminais de captura de transações podem ser instalados em oficinas e postos de abastecimentos próprios. Desta forma, nenhum custo associado ao veículo fica de fora das análises e relatórios gerenciais emitidos pelo sistema. Isto se traduz em maior confiabilidade e disponibilidade das informações controladas.

Painel de Controle

O ponto de entrada do sistema é o Painel de Controle. Nele, o gestor tem acesso aos principais dados sobre a frota, além de servir de ponto de partida para as demais áreas.

Neste Painel, é possível visualizar rapidamente as principais informações, como a quantidade de veículo habilitadas no momento, os combustíveis consumidos e o custo diário da frota. É possível também visualizar os últimos veículos abastecidos. Esta visualização pode ser feita a qualquer nível, desde o geral, abrangendo toda a frota, até dados específicos sobre cada um dos centros de custos.

Alarmes

Rotineiramente, todas as informações constantes no sistema são analisadas em busca de inconsistências. Quando alguma delas é encontrada, o sistema dispara alarmes para que os gestores tomem ciência da situação e possam executar as ações corretivas. Estes são alguns exemplos de alarmes gerados automaticamente:

• Abastecimentos com distância superior a 3.000 Km: veículo permaneceu mais de três mil quilômetros sem que fossem registrados quaisquer abastecimentos para ele.
• Abastecimentos sucessivos superiores a capacidade do tanque: o sistema detectou a ocorrência de dois ou mais abastecimentos em seqüência que, apesar de individualmente estarem abaixo da capacidade do tanque do veículo, quando somados a superam.
• Tentativa de abastecimento em veículo bloqueado: veículos em manutenção ou então devoluções de locações mantêm seus dados no sistema, mas ficam bloqueados para abastecimento.
• Distância percorrida incompatível com o tempo decorrido: distância percorrida entre um abastecimento e outro não poderia ser coberta no tempo decorrido entre eles.

Além de ficarem disponíveis para visualização pelos gestores do centro de custos ao qual o veículo está vinculado, além do gestor da frota, os alarmes podem disparam o envio de mensagens de e-mail e SMS diretamente para telefones celulares escolhidos.

Uma vez ativado, o alarme continuará sendo exibido até que a situação seja resolvida ou então, um gestor explicitamente informe que o mesmo deva ser ignorado. Os dados do usuário que tomou qualquer das ações ficam registrados no sistema para consulta posterior. Somente usuários previamente autorizados podem visualizar e agir a partir dos alarmes.