Quotas

Quotas são parcelas definidas dentro de aquisições (contratos de compra, almoxarifados, registros de preço etc) para uso por veículos em uso por órgãos e centros de custos. É possível também definir quotas para veículos específicos, não importando o centro de custos ao qual ele está associado, e até mesmo quotas para motoristas, permitindo que eles abasteçam veículos autorizados no sistema.

O gerenciamento de quotas é uma atividade rotineira do gestor de frota. Apesar de simples e rápido de ser realizado, o impacto provocado por erros operacionais é muito significativo. Desta forma, é conveniente compreender os conceitos envolvidos neste processo, primeiro com o objetivo aumentar sua eficiência e em complemento, para explorar suas potencialidades.

As aquisições não têm saldos. Definem apenas limites. Saldos são controlados pelas quotas. Cada aquisição tem no mínimo uma quota, denominada quota principal, representando o saldo atual daquela aquisição. Todas as demais estão ligadas a esta quota principal.

A ilustração abaixo demonstra este conceito.

Existe apenas uma quota principal para cada aquisição. Esta quota principal é criada junto com a aquisição e não pode ser removida. A unidade administradora da quota principal será sempre, necessariamente, a mesma unidade administradora da aquisição. A periodicidade da quota principal será sempre única e terá a mesma duração da aquisição a qual ela está ligada.

Todas as demais quotas da aquisição estão ligadas à quota principal ou então a alguma outra quota. Não há limitação quanto ao número de níveis que pode haver entre a quota principal e uma quota qualquer.

Ao contrário da quota principal, as demais quotas podem ser administradas por qualquer órgão ou centro de custos, mesmo este não sendo o administrador da aquisição.

Outra diferença da quota principal para as demais quotas é a periodicidade de reposição. Enquanto a quota principal tem necessariamente periodicidade única, as outras quotas podem escolher uma outra periodicidade qualquer.

Reposição de saldo

Reposição de saldo é a operação que consiste no reabastecimento da quota até o valor consumido por ela no período anterior. A reposição pode ser usada para o estabelecimento de quotas por período, como por exemplo, diário. Assim, o GAX limitará o consumo do valor estabelecido dentro do dia. No dia seguinte, o consumo será zerado e o cálculo reiniciará. Quotas com periodicidade ajustada para única nunca realizam esta operação.

O tempo entre reabastecimentos de saldo da quota e o momento em que isto acontece dependem da periodicidade configurada para ela.

• Turno: a quota é reabastecida às 00:00 h, 08:00 h e 16:00 h, diariamente.
• Meio-Dia: a quota é reabastecida às 00:00 h e 12:00 h, diariamente.
• Diária: a quota é reabastecida todo dia, às 00:00 h.
• Semanal: a quota é reabastecida todo semana, de sábado para domingo, às 00:00h.
• Mensal: a quota é reabastecida no dia primeiro de cada mês, às 00:00 h.
• Única: não há reposição de saldo.

É importante observar que devido ao fato da quota principal ser sempre única, a reposição de quotas pode não ocorrer conforme o esperado. Isto porque o reabastecimento está condicionado à existência de saldo na quota principal, que nunca é reposta. Quando o saldo da quota principal é zerado, as quotas não podem mais ser repostas.

Usuários da quota

Após criar a quota, é necessário informar a relação de todos os usuários dela. Uma quota pode ter três tipos de usuários ao mesmo tempo, a saber:

• Unidades, ou seja, órgãos e centros de custos. Neste caso, todos os veículos vinculados àquele órgão ou centro de custos poderão abastecer através desta quota. A seleção de um órgão implica automaticamente na inclusão de todos os centros de custos vinculados a ele.
• Veículos. Somente os veículos listados poderão abastecer naquela quota. Observe que os veículos poderão estar vinculados a centros de custos ou mesmo órgãos diferentes.
• Condutores. Neste caso, serão autorizados abastecimentos feitos pelos condutores listados, não importando o veículo. A restrição é que o veículo precisa estar cadastrado na frota, ter um cartão válido e estar desbloqueado.

Podem ser incluídas como usuários da quota qualquer quantidade de unidades, veículos e condutores. A quota pode ser mista, ou seja, ter ao mesmo tempo os três tipos de usuários.

Apenas quotas sem filhas podem ter usuários. Quotas que tenham filhas devem ter usuários registrados nestas subquotas filhas. O crítico é que isto também vale para quotas que já tenham usuários e que num determinado momento, sejam dividas em subquotas. Se isto acontecer, todos os usuários serão removidos imediatamente, devendo ser adicionados nas novas subquotas manualmente.

É possível alterar a lista de usuários de uma quota a qualquer momento, mesmo que já hajam abastecimentos registrados nela.

Ao ser criada uma quota, sua unidade administradora é automaticamente adicionada como primeira usuária. Se este não for o desejo, esta unidade precisará ser removida manualmente. Caso outros usuários sejam necessários, estes também deverão ser adicionados manualmente neste instante.

Valores da Quota

Uma quota tem uma unidade administradora, usuários e periodicidade de reposição, como visto acima. Tem também quatro valores associados a cada um dos itens existentes na aquisição que são mantidos não importando o tipo de limitação escolhida, a saber.

• Valor da Quota, usado para repor o saldo de valor na periodicidade escolhida. O valor da quota também é usado para calcular o percentual de uso da mesma. Lembre-se que quotas com periodicidade única não têm reposição.

• Quantidade da Quota, usada para repor o saldo de quantidade na periodicidade escolhida.

• Valor do Saldo, representando o quanto ainda resta em termos de valor na quota. Este saldo é mantido mesmo quando a limitação da aquisição for por quantidade. O valor de saldo também é usado para calcular o percentual de uso da quota.

• Quantidade do Saldo, representando a quantidade restante daquele item na quota. Este saldo é mantido mesmo quando a limitação da aquisição for por valor.

Devido às operações de transferência, suprimento e devolução de saldo, é possível que em determinados momentos o saldo exceda o valor da própria quota. É possível também que o saldo esteja abaixo do valor da quota, mesmo que não tenha havido nenhum consumo. Estes casos são válidos e de forma alguma representam anomalias no sistema.

Transferência de Saldo

A operação transferência de saldo consiste na passagem de saldo de uma quota para outra quota irmã. Quotas irmãs são aquelas quotas vinculadas a uma mesma quota mãe.

Na ilustração, percebe-se que tanto a subquota filha 1 quanto a subquota filha 2 são irmãs. Portanto, é possível transferir saldo de uma para outra. Pode ser transferido tanto saldo quanto haja disponível na quota. A transferência pode ser feita tanto do saldo de quantidade quanto do de valor, ou então de ambos.

Mesmo quando a aquisição é limitada por valor ou então por quantidade, tanto o saldo de um quanto o de outra são debitados a cada abastecimento. A transferência apenas do saldo de quantidade numa aquisição limitada por quantidade, ou apenas de valor numa aquisição limitada por valor é correta e surtirá o efeito desejado. Entretanto, o resultado será um saldo negativo no valor (para aquisições limitadas por quantidade) ou na quantidade (no caso oposto).

Esta situação, apesar de não se constituir em problema, pode ocasionar alguns transtornos de entendimento, além de dificultar a análise dos saldos restantes. Sendo assim, é sempre recomendável transferir tanto valor quanto quantidade, não importando por qual dos dois critérios está se fazendo o controle.

Suprimento de Saldo

A operação de suprimento de saldo consiste no envio de saldo da quota mãe para uma das quotas filhas.

A discussão vista anteriormente sobre a ocorrência de saldos de quantidade ou valor negativos se aplica também ao suprimento de quota. Portanto, tome cuidado.

A regra é que a soma de saldos das quotas filhas não pode superar o saldo da quota mãe. Entretanto, pode ser inferior. Neste caso, a diferença entre o saldo da quota mãe e a soma dos saldos das quotas filhas estará disponível para suprimento.

Devolução de Saldo

A operação inversa ao suprimento é a devolução, quando então um saldo existente na quota filha, ou parte dele, será transferido para a quota mãe.

A discussão exibida sobre a ocorrência de saldos de quantidade ou valor negativos se aplica também ao suprimento de quota. Portanto, tome cuidado.

A regra de soma de saldos das quotas filhas ser inferior ao saldo da quota mãe continua válida. Neste caso, como a transferência é da quota filha para a quota mãe, esta soma será certamente inferior. A devolução está limitada ao próprio saldo da quota filha.