Aquisição

A aquisição é um termo genérico usado para descrever os quantitativos que limitam o consumo de combustíveis e serviços. Pode ser representada em diversos formatos:

• Contrato de Fornecimento, celebrado entre o tomador do serviço (contratante) e um fornecedor de materiais ou serviços (contratado). No caso de administração pública, este contrato será precedido de licitação pública (tomada de preços, carta convite, concorrência, etc.) e terá validade limitada. Na iniciativa privada, estas formalidades são opcionais.

• Compra direta, modalidade na qual o combustível ou serviço é adquirido e pago antes ao uso ou então concomitante a ele. Aquisições por compra direta diferem de almoxarifado na forma como os saldos são controlados.

• Almoxarifado indica a existência de um local físico, no qual os itens ficam armazenados sob domínio do contratante. Os fornecedores fazem a entrega das compras para reposição neste local ou então o contratante faz o recolhimento e as armazena lá. O uso dos itens ocorrerá apenas após a armazenagem.

• Convênio, instrumento legal usado pela Administração Pública para realizar atividades em parceria com outros entes públicos, tais como prefeituras municipais ou governos estaduais. Convênios são regidos por legislação própria de cada região e ocorrem com freqüência nos órgãos de segurança pública, tais como Polícia Militar, Polícia Civil e Corpo de Bombeiros.

• Ata de Preço é uma modalidade de aquisição em que os quantitativos são estimados, ficando limitados apenas pelas disponibilidade financeira do contratante. Entrentanto, os preços a serem praticados são previamente ajustados. A formalização da contratação pode ser feita apenas no momento do efetivo consumo do bem ou serviço.

• Modelos não são propriamente aquisições, já que não permitem consumo. Não há quotas em modelos. Entretanto, podem ser usados para facilitar o preenchimento dos demais tipos de aquisições, já trazendo preenchidos os dados sobre os itens contratados. Reajustes de preços também são auxilidados. O reajuste de preço no modelo faz com que o preço seja também reajustado em todas as aquisições criadas a partir dele.

Características das aquisições

Cada tipo de aquisição implica em regras próprias, de modo a satisfazer suas especificidades. A tabela a seguir resume algumas destas diferenças:

Característica	Contrato de Fornecimento	Compra Direta	Almoxarifado	Convênio
Faturamento	Gerados pelo GAX a intervalos regulares	Opcional	Opcional	Opcional
Baixa de estoque	Gerado pelo GAX logo após o aceite de faturamento	Gerado pelo GAX a cada abastecimento	Gerado pelo GAX a cada abastecimento	Não existe baixa de estoque
Entrada de estoque	Gerado pelo GAX logo após o aceite de faturamento	Gerado pelo GAX logo antes do primeiro abastecimento	Não existe entrada de estoque	Não existe entrada de estoque
Local de armazenagem	O próprio fornecedor	O próprio fornecedor	O contratante	O próprio fornecedor
Montante a ser pago pelos itens	Variável, conforme o consumo	Fixo, pela quantidade comprada	Fixo, pela quantidade comprada	Não existe critério pré-fixado, cada convênio define a forma
Especificação dos itens	Geralmente por item	Geralmente por item	Por item ou grupo, conforme a necessidade	Geralmente por grupo
Contra-parte	Fornecedor	Fornecedor	Local onde está o almoxarifado	Entidade com a qual foi firmado o convênio

Dados para cadastro

Após escolher o formato da aquisição, deve-se informar necessariamente a data a partir da qual ela é válida. A data de encerramento é opcional.

Outra informação essencial durante o cadastramento da aquisição é o fornecedor ou entidade que será a contra-parte. Para contratos de fornecimento e compra direta, o GAX solicita que seja informado o CNPJ do fornecedor responsável por eles. Para convênios, o GAX solicita o CNPJ da entidade com a qual o convênio foi estabelecido. Para almoxarifados, o CNPJ é do local onde ele se encontra.

É importante ressaltar que existirá apenas um CNPJ para cada aquisição. Esta é a identificação do fornecedor ou entidade responsável pela aquisição. Entretanto, nada impede que a realização do serviço seja feita em diversos locais determinados pelo responsável. Este caso é muito freqüente em consórcios.

No GAX, os locais autorizados a prestar serviços para uma aquisição podem ser determinados através do link “Postos”. No momento do cadastramento, o fornecedor ou entidade indicados como responsáveis pela aquisição serão automaticamente cadastrados como postos para realização dos serviços. Após o cadastro, esta relação pode ser alterada para atender as necessidades específicas, como, por exemplo, listar todos os CNPJs de postos que façam parte do consórcio.

Somente estabelecimentos que dispunham de terminal podem ser cadastrados como postos de serviço.

Itens da aquisição

Uma aquisição pode ter um ou mais itens listados. A alternativa é cadastrar um grupo de itens, quando então todos os itens existentes nele estarão implícitos. Por exemplo, é possível informar gasolina como item de aquisição. É possível também cadastrar o grupo “Combustíveis”, implicando assim em gasolina, álcool, diesel, GNV e qualquer outro item encontrado no grupo.

Quatro parâmetros são usados para descrever cada item (ou grupo de itens) existente na aquisição:

• Critério de controle, ou seja, o mecanismo usado para verificar sua disponibilidade. Esta informação é obrigatória e será tratada mais adiante.

• Quantidade contratada.

• Preço unitário.

• Valor total contratado.

Critérios de controle

O mecanismo de controle escolhido deve atender as diferenças existentes entre os diversos tipos de aquisição. Assim, um contrato de fornecimento costuma ser limitado por quantidade ou valor, de acordo com as regras existentes nele. Deve ser observado também se haverá controle de preço unitário e em havendo, qual critério usar: preço fixo ou preço máximo.

Aquisições do tipo compra direta, via de regra, são limitadas por quantidade, com preço unitário pré-estabelecido.

Almoxarifados, por terem controle de estoque próprio, podem dispensar mecanismos de limitação. Por apresentarem uma quantidade muito grande e variável de itens, o ideal no cadastro de almoxarifados é a utilização de grupos de itens disponíveis nele.

Por fim, convênios costumam ser limitados por valor, sem controle de preço unitário (vale o preço de bomba), além de terem seus itens cadastrados por grupo.

Estes são mecanismos de controle à escolher:

Critério	Limitador de consumo	Preço unitário
Limitação por quantidade, com preço fixo	Serão autorizados serviços que somados fiquem abaixo da quantidade contratada, sem qualquer controle com relação a valores	Será utilizado o preço unitário cadastrado para o item, desprezando o valor informado no terminal.
Limitação por quantidade, com preço máximo	Serão autorizados serviços que somados fiquem abaixo da quantidade contratada, sem qualquer controle com relação a valores	Será utilizado o preço informado no terminal, desde que este esteja abaixo do preço unitário cadastrado para o item. Caso contrário, o último será empregado.
Limitação por valor, com preço unitário máximo	Serão autorizados serviços cujo valor somado fique abaixo do valor contratado, sem qualquer controle com relação a quantidades	Será utilizado o preço informado no terminal, desde que este esteja abaixo do preço unitário cadastrado para o item. Caso contrário, o último será empregado.
Limitação por valor, sem controle de preço unitário	Serão autorizados serviços cujo valor somado fique abaixo do valor contratado, sem qualquer controle com relação a quantidades	Será utilizado o preço informado no terminal, no momento da realização do serviço.
Sem limitação	Serão autorizados todos os serviços, sem qualquer tipo de restrição	Será utilizado o preço informado no terminal, no momento da realização do serviço.
Sem limitação, com preço unitário fixo	Serão autorizados todos os serviços, sem qualquer tipo de restrição	Será utilizado o preço unitário cadastrado para o item, desprezando o valor informado no terminal.
Sem limitação, com preço unitário máximo	Serão autorizados todos os serviços, sem qualquer tipo de restrição	Será utilizado o preço informado no terminal, desde que este esteja abaixo do preço unitário cadastrado para o item. Caso contrário, o último será empregado.
Limitação por valor, com preço unitário fixo	Serão autorizados serviços cujo valor somado fique abaixo do valor contratado, sem qualquer controle com relação a quantidades	Será utilizado o preço unitário cadastrado para o item, desprezando o valor informado no terminal.