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O GAX (resumo da expressão Gas Max) é solução integrada para gestão de frotas e custos mais avançada do mercado. Num único sistema, de forma prática e simples, é possível ter acesso a todos os dados históricos do veículo, acompanhar médias e custos, além de obter todos os dados necessários para a tomada de decisão correta naquele que é um dos maiores ativos da empresa: sua frota.
Na esquerda, abaixo do logo do GAX, você encontrará links rápidos para os diversos módulos do sistema. Para obter auxílio sobre um assunto específico, utilize a caixa de pesquisa. Ela está abaixo do item Navegação, também a esquerda.
Índice
Principais Funcionalidades
O sistema GAX oferece os seguintes recursos:
- Baixo custo de implantação e operação, já que não há a necessidade de instalação de equipamentos adicionais nos veículos ou postos de abastecimento.
- Segurança das informações através do uso de cartões magnéticos e terminais de captura.
- Simplicidade de acesso, através de interface WEB.
- Disponibilidade de 100% das informações em tempo real, assim que o abastecimento é autorizado no posto.
- Flexibilidade, com a possibilidade de personalizar o visual e as funcionalidades do sistema.
- Integração com demais sistema, tais como patrimônio, financeiro e recursos humanos, garantindo rapidez e precisão da informação.
As transações de abastecimento e manutenção são capturadas em tempo real pelo sistema, ou seja, no momento em que efetivamente acontecem e são disponibilizadas para visualização e análise imediatamente. Isto é feito utilizando-se cartões magnéticos vinculados a cada um dos veículos controlados, além de terminais de captura instalados nos postos de abastecimento e oficinas, que garantem segurança e velocidade. Além de passar o cartão, o motorista informa ainda sua senha pessoal, registrada no sistema, garantindo a origem e correção dos dados.
Antes de autorizar o abastecimento, o sistema verifica as informações registradas e caso estejam corretas, permite que ele prossiga. Estas são algumas das análises feitas:
- Compatibilidade do combustível com o veículo: por exemplo, veículo a diesel somente pode abastecer diesel, não pode colocar gasolina.
- Capacidade do tanque suficiente: quantidade de combustível abastecido não pode ultrapassar a capacidade do tanque.
- Leitura correta de hodômetro: hodômetro precisa avançar em relação ao abastecimento anterior, nunca retroceder – exceções tratadas a parte.
- Motorista autorizado para conduzir o veículo: é possível listar os motoristas que podem abastecer o veículo.
Cada veículo pode ter sua própria quota de abastecimento, expressa em valor global (crédito aprovado para o veículo) ou em litros, por tipo de combustível e em peças, no caso de manutenção. Entretanto, esta mesma regra pode ser compartilhada entre os veículos de um centro de custos ou então, atribuída a um motorista, não importando o veículo que ele conduza (desde que este veículo esteja autorizado dentro do sistema). Esta flexibilidade garante o controle sobre os custos da frota, sem que com isto se inviabilize a administração de grandes frotas.
Os cartões magnéticos usados para autorizar os abastecimentos são de uso exclusivo do veículo para os quais foram confeccionados. Um cartão pode abastecer apenas um veículo específico. Veículos recém incorporados à frota ou mesmo alugados podem fazer uso de cartões reserva, desde que devidamente autorizados pelos gestores da frota. Apesar disto, a senha informada no terminal é do motorista. Cada um deles tem sua própria senha, podendo mudá-la a qualquer momento, mesmo que vários deles conduzam o mesmo veículo.
Além dos postos conveniados, os terminais de captura de transações podem ser instalados em oficinas e postos de abastecimentos próprios. Desta forma, nenhum custo associado ao veículo fica de fora das análises e relatórios gerenciais emitidos pelo sistema. Isto se traduz em maior confiabilidade e disponibilidade das informações controladas.
Painel de Controle
O ponto de entrada do sistema é o Painel de Controle. Nele, o gestor tem acesso aos principais dados sobre a frota, além de servir de ponto de partida para as demais áreas.
Neste Painel, é possível visualizar rapidamente as principais informações, como a quantidade de veículo habilitados no momento, os combustíveis consumidos e o custo diário da frota. É possível também visualizar os últimos veículos abastecidos. Esta visualização pode ser feita a qualquer nível, desde o geral, abrangendo toda a frota, até dados específicos sobre cada um dos centros de custos.
Os dados são personalizados para cada perfil de usuário. Assim, o gestor terá acesso a todos os dados disponíveis, enquanto que o responsável por um centro de custos específico visualizará apenas as informações pertinentes a si.
Alarmes
Rotineiramente, todas as informações constantes no sistema são analisadas em busca de inconsistências. Quando alguma delas é encontrada, o sistema dispara alarmes para que os gestores tomem ciência da situação e possam executar as ações corretivas. Estes são alguns exemplos de alarmes gerados automaticamente:
- Abastecimentos com distância superior a 3.000 Km: veículo permaneceu mais de três mil quilômetros sem que fossem registrados quaisquer abastecimentos para ele.
- Abastecimentos sucessivos superiores a capacidade do tanque: o sistema detectou a ocorrência de dois ou mais abastecimentos em seqüência que, apesar de individualmente estarem abaixo da capacidade do tanque do veículo, quando somados a superam.
- Tentativa de abastecimento em veículo bloqueado: veículos em manutenção ou então devoluções de locações mantêm seus dados no sistema, mas ficam bloqueados para abastecimento.
- Distância percorrida incompatível com o tempo decorrido: distância percorrida entre um abastecimento e outro não poderia ser coberta no tempo decorrido entre eles.
Além de ficarem disponíveis para visualização pelos gestores do centro de custos ao qual o veículo está vinculado, além do gestor da frota, os alarmes podem disparam o envio de mensagens de e-mail e SMS diretamente para telefones celulares escolhidos.
Uma vez ativado, o alarme continuará sendo exibido até que a situação seja resolvida ou então, um gestor explicitamente informe que o mesmo deva ser ignorado. Os dados do usuário que tomou qualquer das ações ficam registrados no sistema para consulta posterior. Somente usuários previamente autorizados podem visualizar e agir a partir dos alarmes.
Veículos
Cada veículo autorizado no sistema tem suas informações centralizadas e facilmente acessíveis pelos gestores. Dentre elas, constam dados históricos como transferências, multas, dados da compra ou aluguel, viagens realizadas ou programadas, manutenções preventivas a serem realizadas, dados cadastrais com numeração de chassis, RENAVAM e proprietário, além é claro de todos os abastecimentos e manutenções registrados.
Da mesma forma que o Painel de Controle, as informações sobre o veículo podem ser detalhadas gradativamente, conforme a necessidade do gestor, como pode ser visto a seguir, quando se observam detalhes sobre alguns abastecimentos realizados pelo veículo.
Além dos dados individuais sobre cada abastecimento, o sistema dispõe ainda do gráfico das médias de consumo realizadas pelo veículo em períodos que variam de 30 dias até um ano.
Outra informação relevante disponível para consulta é a localização de todos os postos em que o veículo abasteceu no período selecionado.
Contratos
O sistema é capaz de gerenciar diversos contratos ao mesmo tempo, separando cada um dos abastecimentos de acordo com suas características. É possível inclusive ter vários destes contratos vinculados a um único fornecedor. Os contratos podem listar cada um dos itens separadamente, permitindo controles individuais por quantidade contratada ou então por valor global.
Para a administração pública, o sistema controla as diversas modalidades de compra permitidas pela Lei 8.666/93, incluindo compra direta por dispensa de licitação, bem como abastecimentos e serviços realizados em locais com bomba própria.
O controle de itens fornecidos pode ser feito individualmente ou então por grupos de itens, com limites de consumo estabelecidos de acordo.
O faturamento é emitido diretamente pelo sistema, sem necessidade de nenhum componente adicional. O período de fechamento pode ser escolhido entre semanal, quinzenal ou mensal. Ele é personalizável por contrato. As informações capturadas durante o abastecimento ficam imediatamente disponíveis para análise e são faturadas automaticamente na data de corte escolhida. Estes dados totalizados ficam a disposição dos fornecedores para consulta através de senha própria, também fornecida pelo sistema.
À medida que o contrato vai sendo consumido, o sistema atualiza os dados de disponibilidade permitindo consulta imediata. Acessoriamente, o sistema calcula a data prevista para exaustão do mesmo, mantido o ritmo de consumo atual.
Para cada contrato, o gestor pode determinar quotas de consumo individual por veículo, motorista ou centro de custos. Estas quotas podem ser individualizadas por item. Assim, é possível estabelecer que determinado centro de custos terá uma grande quantidade de diesel disponível, visto dispor de muitos caminhões e máquinas pesadas, mas uma pequena parcela de gasolina, ao passo que outro pode ter reservado para si somente gasolina, não havendo qualquer disponibilidade de diesel. Estes quantitativos são dinâmicos, podendo ser alterados a qualquer instante.
Peças e Serviços
As peças e serviços de manutenção preventiva ou corretiva pode ser adquiridos em fornecedores conveniados ou então, eventuais. O sistema suporta a complementação de dados sobre custos feitos fora da rede conveniada através do lançamento de notas fiscais avulsas, chamados de adiantamentos de despesas ou então, pronto pagamento.
Relatórios Gerenciais
Existem diversos relatórios emitidos pelo sistema, facilitando a tomada de decisões baseadas em informações precisas e acessíveis. Os relatórios podem ser personalizados para atender necessidades específicas do cliente.
A relação de veículos lista as características de todos os veículos ativos na frota, neste instante. A partir dele, podem ser obtidos dados especializados sobre cada veículo, incluindo média e os locais onde foram feitos abastecimentos.
O historio da frota trás dados completos sobre cada abastecimento realizado no período pesquisado.
O relatório de idade da frota permite uma análise detalhada sobre a idade média dos veículos, classificada por fabricante ou modelo. Esta informação é especialmente relevante na análise dos custos adicionais de manutenção gerados por veículos de idade avançada. Os relatórios de sumário de abastecimentos e consumo totalizam os serviços realizados, bem como permitem analisar o perfil das despesas, classificadas por centro de custos.
O relatório de veículos rodando, especializado pelo de utilização da frota, permite obter dados sobre a quantidade e percentual de veículos em condições de rodagem, demonstrando os centros de custos estão gerindo bem seus recursos.
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