Faturamento

O faturamento é o processo pelo qual o sistema resume todos os serviços realizados por um fornecedor num período de tempo, controlando o recebimento e aceite de notas fiscais referentes a eles e repassando as informações geradas para os outros sistemas que também precisam delas.

Acesso aos Faturamentos

Para acessar as informações de faturamento, entre no contrato pretendido e clique no link Faturamento (posicionado na linha logo abaixo do número do contrato).

A página mostrará três quadros. O da esquerda informa o intervalo desejado entre um faturamento e outro, além da data prevista para o próximo fechamento. O quadro da direita mostra as unidades (centros de custos ou órgãos) para os quais serão gerados faturamentos separados. Por fim, abaixo, são exibidos todos os faturamentos já fechados.

Quem Pode Acessar?

Podem acessar os faturamentos dos contratos todos os usuários que tenham a permissão de Faturamentos em Contratos, além de estarem vinculados à unidades que sejam administradoras do contrato em questão ou que sejam responsáveis por algum dos faturamentos.

Próximo Faturamento

Neste quadro, o GAX exibe a data em que será fechado o próximo faturamento. Este fechamento ocorre de forma automática. Para alterá-la, clique no botão Alterar e informe outra data ou outro intervalo. O intervalo pode ser mensal, quinzenal ou semanal e será usado para programar a nova data de fechamento após a realização de um faturamento.

Os links Analítico, Sintético e Veículo geram relatórios contendo previsões sobre o faturamento que será fechado. Note que estes dados poderão mudar ao longo do período, a medida que novos abastecimentos e serviços são autorizados.

Unidades

O quadro Unidades lista os centros de custos e órgãos que terão faturamentos gerados em separado. Quando não existir nenhuma unidade cadastrada, o contrato terá apenas um faturamento gerado, tendo como responsável a unidade administradora do contrato.

Para cadastrar uma nova unidade, apenas clique em Cadastrar e informe o código da unidade. O código da unidade gestora e do empenho são opcionais. Todos os serviços autorizados para esta unidade ou para alguma de suas unidades subordinadas serão agrupados num faturamento em que ela é a responsável. Caso existam serviços para unidades fora desta lista, um outro faturamento será gerado para a unidade administradora do contrato.

Faturamentos Anteriores

A lista de faturamentos anteriores permite visualizar e emitir os relatórios necessários, além de fazer o aceite das notas fiscais emitidas pelos fornecedores. Para acessar um faturamento, clique no nome da unidade responsável. Cuidado: podem existir diversos faturamentos numa mesma data de corte, uma para cada unidade responsável. Certifique-se de escolher o faturamento correto.

Emissão dos Relatórios

Para emitir os relatórios sintético, analítico e de veículos, primeiro acesse o faturamento desejado clicando no nome da unidade responsável. Uma vez lá, clique no botão correspondente.

O relatório Sintético exibirá o somatório dos serviços realizados no período, além de mostrar os preços mínimos e máximos praticados e separar os gastos por cada unidade subordinada.

O relatório Analítico detalhará cada um dos abastecimentos feitos, mostrando a data, hora, placa do veículo, tipo de combustível, serviço ou peça, CNPJ do fornecedor e nome do condutor que o autorizou.

O relatório por Veículo é semelhante ao Analítico. Entretanto, ele será agrupado por veículo que realizou o serviço.

Aceite de Nota Fiscal

É possível cadastrar uma ou várias notas fiscais. Clique no botão Cadastrar Nota Fiscal e informe os dados solicitados. Tipo de documento, número do documento, valor, data de emissão e data de apresentação são obrigatórios. Os demais dados são opcionais. Data de emissão é a data em que a nota fiscal foi emitida pelo fornecedor. Ela está escrita na própria nota fiscal. Data de apresentação é a data em que a nota fiscal foi entregue pelo fornecedor.

Depois de informar todas as notas fiscais, clique no botão Aceite. Mas atenção: ele somente estará disponível quando a soma das notas fiscais cadastradas for igual ao valor faturado.

Caso seja constatado algum erro que exija a alteração das notas fiscais, clique no botão Excluir Aceite.

Exclusão de Faturamento

Após faturados, não é mais possível modificar os serviços. Para realizar estornos ou correções nestes dados, é necessário excluir o faturamento. Para isto, entre no faturamento desejado e clique no botão Excluir.

Depois de corrigir o serviço que estava com problema, programe um novo faturamento. Para isto, altere a data de próximo faturamento, informando a mesma data daquele faturamento que foi excluido. Não existe nenhuma restrição quanto a excluir faturamentos anteriores. Por exemplo, um faturamento em 31/03 pode ser excluido sem problemas, mesmo existindo outros faturamentos em 30/04 e 31/05. Após fazer as correções desejadas, basta programar um novo faturamento para 31/03, sem que com isto ocorram alterações nos faturamentos posteriores.

Transferência de Faturamento

Qualquer serviço faturado pode ser transferido para outro faturamento, com data de corte e/ou unidade responsável diferente. Isto pode acontecer quando se deseja pagar um serviço realizado numa data junto com outros de período diferente, ou então quando a unidade responsável por ele deve ser diferente daquela a qual o veículo está vinculado.

Para transferir um serviço, entre no faturamento desejado e clique no botão Transferir. Em seguida, marque os serviços que deverão ser transferidos e clique no botão Tranferir Faturamento. Na página seguinte, escolha um dos faturamentos que já existam ou informe data de corte e undidade responsável para criar um novo faturamento. Por fim, clique no botão Tranferir.